Ibland slår mig hur enkel framgångsrik kommunikation egentligen är. Därför är det helt ofattbart hur många det är som förhåller sig till sina presentationer eller viktiga möten med alldeles för lite respekt och alldeles för stor nonchalans.
Att utgå från det talade ordet i form av en föreläsning eller presentation är för mig det ultimata sättet att beskriva vad jag menar. För där och då blir det så uppenbart om budskapet går fram eller inte, om kommunikationen är bra eller dålig, om föreläsaren är övertygande eller otydlig. Låt mig få förklara vad jag menar.
När jag föreläser vet jag att min publik ibland själva har valt att närvara och kanske betalt en summa för att höra vad jag har att säga. Ibland är de ditskickade av någon annan som tror att åhöraren ska dra nytta av mitt budskap. När det gäller annan kommunikation som ett möte kan vi föreställa oss samma uppdelning. Ibland vill de möta oss, ibland inte.
Men det är sällan som det är de som lyssnar som också är min uppdragsgivare, ändå är det nästan alltid uppdragsgivaren som betalar fakturan. Ett ganska vanligt scenario vid säljmöten eller projektmöten också. Den som faktiskt betalar fakturan är frånvarande när vi samtalar. Ni hänger med va – det jag säger om presentationer går oftast att applicera på andra kommunikationstillfällen också.
Planerar du att provocera?
Mitt mål när jag föreläser är alltid att underhålla och inspirera eller att utbilda och informera. Ibland kan budskapet vara utmanande och provokativt. Ibland är det bekräftande och energigivande. Oavsett vilket beror det på publiken. Det är den som styr hur jag uttrycker mig och vad jag vågar göra för avsteg. Men en sak som jag har lärt mig är att aldrig ta min publik för given. Det är lätt att ha förutfattade meningar.
När jag formulerar mig i mina förberedelser, väljer jag orden med omsorg, jag letar efter metaforer, synonymer, hyperboler, anaforer, kiasmer och andra retoriska stilfigurer. Ibland vet jag förstås inte den latinska beteckningen på min stilfigur, jag bara vet att jag behöver utrycka mig med mer emfas, med större styrka och och mycket känsla.
Nyckelbudskapet är förstås viktigast att få till. Om budskapet inte är klart, kortfattat och övertygande kommer hela talet att falla platt till marken. En del i att kunna fånga publikens uppmärksamhet handlar om att du är trovärdig. Det blir du bl.a. genom att ha exempel och bevis för att backa upp dina påståenden.
Fakta kan vara tråkigt och torrt som fnöske… eller alldeles underbart
Det är svårt att balansera på gränsen mellan vad som är konkreta fakta och vad som är insikter och egna erfarenheter. Du ska också leverera en viss krydda av spänning. För ett tal med bara fakta blir torrt som fnöske och den gnutta av intresse och entusiasm som kanske fanns hos åhörarna från början har snabbt ebbat ut.
Alla som lär ut presentationsteknik hävdar hur viktigt det är att repetera och öva. Du ska öva en gång, en gång till och ytterligare en gång. Förberedelserna är till för att du ska känna dig hemma med argumenten, landa i flytet och ordvalen och känna dig bekväm med övergångar mellan olika sekvenser. Det är aldrig för att du ska lära dig talet utantill.
Och du då, hur bekväm är du?
Lika viktigt som alla förberedelser av ordval och stilgrepp är hur du levererar. Det handlar om hur din röst låter, hållning, rörelser, mimik och om yttre förutsättningar som lokal, ljus, ljud och ventilation. Hur du framför dig själv vid varje enskild presentation påverkar ditt budskap. Till allt det här lägger vi till hur bekväm du känner dig.
Då frångår jag det du har uppnått genom att du har övat ett flertal gånger. Jag menar hur höga klackar har du, hur hårt sitter slipsknuten, faller håret ner i ögonen, sitter bh-bandet kvar på axeln, behöver du dra i tröja eller t-shirt för att den åker upp… dessutom: har lätt för att leverera ett skämt, hantera en fråga som kommer under tiden m.m?
Även om alla förberedelser är gjorda efter en professionell mall kan saker gå på tok. En dragkedja i byxorna går sönder, du spiller kaffe på bröstet precis innan du ska gå på scen, tekniken vill inte fungera, föregående talare drog över på tiden tjugo minuter…
Om allt går efter planen kanske du känner en blandning av upprymdhet och osäkerhet när du väl kliver upp på scen. Just då kan du bara hoppas att all övning ger utdelning. Men det viktigaste av allt, hur mycket du än har övat, kan du inte få kontakt med publiken finns det inget du kan göra.
Mottagaren avgör om budskapet går fram
Kunskap om publiken är A och O. Ju mer du vet om dina åhörare ju större chans har du att förbereda ett tal som är anpassat efter dem. Det gäller ordval, vilken sorts skämt som är ok, jargong som kan gå hem och hur du väljer att klä dig. Kan du dessutom börja med adressera hela ditt tal med något som du vet berör har du en riktigt bra start.
Allt det här är sant i all kommunikation där du vill nå fram med ett budskap. Behöver du ha ett viktigt samtal med din tonårsdotter eller son, eller tala med en förälder till en av dina elever, kanske be en medarbetare förändra något i sitt beteende… svåra samtal… eller när du ska övertyga en blivande kund så gäller samma regler.
Ju mer förberedd du är, hur mycket du vet om din mottagare, vid vilket tillfälle och var du levererar ditt budskap… desto större chans har du.
Hur kommer det då sig att vi inte bryr oss mer om våra viktiga samtal? Vad är det som gör att det är så svårt att sätta sig ned och förbereda sig? Inte bara för att jag ska få min vilja igenom, utan också för att visa repsekt för mottagaren. Genom att vara förberedd visar jag att det här är viktigt för mig. Du är viktig för mig.
Därför ger jag bort ett antal av exemplar av min e-bok om presentationsteknik. Vill du också ha en – just nu kan du ladda ner den helt gratis på iTunes/iBooks.
