Hela morgonen har jag suttit och formulerat ett ”välkomstbrev” för nya hyresgäster för en ny anläggning där du bl.a. kan hyra din arbetsplats. Meningen är att det ska vara instruktioner och förhållningsorder för hur du som hyresgäst ska bete dig i lokalerna. Ni vet alla vanliga regler om ordning och reda, städa efter själv, visa hänsyn etc. Jag funderar just nu på hur det egentligen ska uttryckas för att tas emot på rätt sätt?
Strikt och enligt regelboken
Antingen kan du gå den korrekta vägen. Där varje regel är uppspaltad efter paragrafprincipen. Det är det här som gäller och nåde den som bryter mot reglerna, då vet du vem som är ansvarig.
Något skrämmande kanske, antagligen väldigt tydligt och svårt att svära sig fri från.
Kort, koncist och enkelt
Några få punkter och generella förhållningsinstruktioner som kanske lämnar en del åt tolkningar men ändå är lätt att ta till sig. Det ska helst få plats på en sida så alla känner att det är ett dokument jag orkar ta mig igenom. Kanske den vanligaste varianten.
Frågan är om konsekvenser och ansvar kommer fram tillräckligt. Vet jag att det är jag som hyresgäst som ska betala om… etc. Finns det möjlighet till olika tolkningar. Tja, kanske…
Säljande och inkluderande
Med vi-budskap och tillsammans vill vi åstadkomma-text där allt beskrivs målande och utförligt. Några mellanrubriker som innehåller några gemensamma punkter, men skrivet mer i brevformat än kontraktsformat.
Det mest varumärkesanpassade och tilltalande men frågan är vem som orkar läsa hela brevet?
Vad tror ni, vilken variant valde jag?
Det blir alltid en balansgång mellan vem mottagaren är och jag eller vi som avsändare. Som i all marknadsföring och kommunikation. Personligen uppskattar jag en mer informell ton än en med pekpinnar och paragrafer. Men det är ju vem jag är. Samtidigt gäller det att veta vilka regler jag måste trycka på för att lägga ansvaret tydligt där det ska vara.
Jag tror det blev bra, nu väntar jag bara på feedback från min kund.