I mötesindustrin pratas det mycket om hur värdefullt det personliga mötet är. Men det pratas också om andra former av möten, att vi måste hitta mer givande sätt än den traditionella konferensen – där agendan står i fokus med tidsatta kaffepauser och bensträckare. Jag är benägen att hålla med. Idag pratar man om specialister som Meeting Architects och möten som Designed Workshops, eller t.o.m. att okonferera. Jag tycker att det är spännande namn på vad jag har lärt ut och arbetat efter i många år.
Resultat som räknas
Idag när många uppfattar att de ”sitter i möten” hela dagarna höjs kraven på effektiva möten. Det är mycket tid som slösas bort på felaktiga dagordningar, fel deltagare och bara fel i största allmänhet. Slöheten i planering och reflektion innan möten är katastrofal. Några enkla frågor:
- Vad är målet med mötet?
- Måste alla vara med hela tiden?
- Går det att nå samma resultat utan det personliga mötet?
- Vem ska delta?
- Hur genomför vi mötet bäst?
Jag tycker personligen att den första och sista frågan är viktigast. Med ett tydligt mål, vad ska vi besluta, vad ska alla ha med sig i information, kunskap, handlingskraft och beslut m.m. Samt, finns det något kreativt sätt att genomföra just det här mötet för att nå resultatet snabbare, bättre och kanske t.o.m. roligare mer kul och roligt än normalt? Här är några varianter:
Okonferens
En okonferens är helt enkelt ett konferensliknande möte men där dagordningen bestäms först när alla samlats av deltagarna. Många menar att den är demokratisk, kreativ, spontan och mer engagerande. Däremot är målet för mötet fortfarande lika viktigt.
Open Space Technology (OST)
Det här är också en form utan agenda, men med mål. Det finns några enkla regler men den som är mest välkänd är ”Lagen om två fötter” – det betyder att så fort du känner att du inte bidrar i just den diskussion du nu befinner dig i, går du vidare till nästa. Utifrån deltagarnas idéer runt teman tas diskussionsfrågor fram, med blädderblock, pennor och annat kreativt material sprids diskussionsfrågorna ut, runt bord eller i olika grupprum. Du deltar sedan i den diskussion som du är mest intresserad av. Det betyder också att inställningen är att vem som än deltar är alltid rätt person. 🙂
Peer Conference – eller LikaMöte
Även här är deltagarnas inflytande helt avgörande – titta på den här YouTubefilmen så förstår du mer.
Designade Workshops
Här är allt väl genomtänkt – kanske det finns ett teman genom hela konferensen/mötet. Metaforer, dekor och material är alltid kopplat till temat. Men aktivitetsnivån är också välplanerad och hög. Övningar för att hämta energi, blanda om i gruppen, lära känna varandra, komma till avslut, introducera nya ämnen eller för att sträcka ut fantasin, öva hjärnan är planerade och förberedda. Här får du alltid ut mycket enligt planen.
Det finns fler former, många går dock ut på den mer fria mötesformen. Jag tror på fria möten, ibland, men jag tror också att det krävs en bra facilitator (mötesledare) trots allt. Någon som med osynlig hand ser till att det faktiskt börjar hända något är ibland avgörande för om det blir ett resultat eller inte.
Till hösten planerar vi föreläsningar om hur du gör bättre möten… vad skulle du vilja veta om möten?
Nu tar vi semester och kommer tillbaka i augusti, utvilade, peppade och fulla av nya idéer.